La gestión de grandes eventos en ciudades con un patrimonio cultural tan rico como Sevilla puede parecer una tarea sencilla, pero la reciente experiencia del II Congreso Internacional de Hermandades y Piedad Popular nos ha demostrado que no todo es color de rosa. Lo que se prometía como un evento monumental podría haber resultado en el caos total, y aquí es donde las previsiones y la planificación juegan un papel crucial. ¿Te imaginas una multitud de un millón de personas en un solo lugar? Suena emocionante, pero también podría ser un gran desastre si no se administre bien.

Previsiones fallidas: del millón de personas a 700 mil

Cuando las autoridades, encabezadas por el delegado de Fiestas Mayores, Manuel Alés, comenzaron a barajar la vista de un millón de personas desfilando por las calles de Sevilla, las expectativas estaban por las nubes. Después de todo, ¡es Sevilla! La ciudad que resplandece de cultura, historia y, sí, también de turistas ansiosos por vivir experiencias únicas. Sin embargo, la realidad fue que finalmente se registraron 700.000 personas, lo que aunque considerable, no fue el diluvio que había sido anticipado.

¿Y qué pasó entonces? El Ayuntamiento decidió suspender los veladores en las áreas de alta concentración. Ahora, imagina ser propietario de un bar en el centro histórico: tus amigos y familiares te animan a abrir, a hacer grandes ventas, y de repente, el municipio dice que no. No sé tú, pero eso es como preparar una gran cena y que tus invitados decidan quedarse en casa.

La decisión de Juan Sanz, el alcalde, fue polémica, pero como él mismo dijo: «Las decisiones se toman en base a una serie de previsiones». Es algo que todos los líderes deben hacer, pero cómo manejar la falta de información precisa es otra cuestión. Y aquí es donde entra en juego la empatía: el sector de la hostelería, que ya había sido golpeado por la pandemia, fue de nuevo víctima de decisiones basadas en supuestos.

¿Por qué es tan complicado prever el número de asistentes?

La pregunta del millón, ¿verdad? ¿Por qué no pueden ser más precisos con las cifras? Las previsiones son como un arte, un acto de malabares en el que intentas mantener el equilibrio mientras lanzas datos en el aire. En este caso, muchas de las cifras provinieron de la Policía Nacional y la Policía Local. Pero en un evento sin precedentes en la ciudad, el margen de error es inevitable.

Imagina que eres el organizador de un evento y, por primera vez, no tienes un patrón claro sobre la afluencia esperada. Puede ser aterrador, como cuando intentas seguir una receta complicada sin haber cocinado nunca antes. Entonces, ¿qué haces? Tomas lo que tienes: intuiciones, experiencias pasadas en otros eventos, y cifras que pueden o no ser relevantes. Es un juego de apuestas.

Entonces, la autoridad predictiva tomó decisiones que reflejaban la desesperación de no saber con certeza qué iba a pasar, porque, después de todo, nadie quiere la responsabilidad de ser el que «dejó entrar a demasiada gente». ¿Pero quién es el que se queda en la cuerda floja al final? A menudo, son las empresas locales, que se ven obligadas a cerrar las puertas cuando pensaban que podrían multiplicar sus ingresos.

Lecciones aprendidas en la gestión de eventos masivos

A raíz de esta experiencia, hay varias lecciones que aprender sobre cómo gestionar eventos masivos:

1. Importancia de datos precisos

Podríamos pensar que, con la tecnología que tenemos hoy en día, la recopilación de datos debe ser una tarea sencilla. Pero en realidad es mucho más complejo. La inteligencia artificial y los métodos analíticos deben jugar un papel vital en la previsión de eventos. Por ejemplo, recopilar datos de eventos similares en otras ciudades podría ayudar a establecer un modelo más fiable sobre qué esperar.

2. Planificación redundante

¿Alguna vez has visto una película en la que todo sale mal? A veces, parece que los personajes no tienen un plan B. En la gestión de eventos, siempre debe haber opciones de contingencia. ¿Qué pasa si llegan menos personas? ¿O si, por el contrario, más personas de las esperadas? La planificación redundante se convierte en un salvavidas para los organizadores.

Un vistazo hacia el futuro: ¿qué nos espera?

A medida que nos enfrentamos a un mundo post-pandemia, la gestión de eventos masivos está cambiando radicalmente. La pandemia también ha traído consigo un cambio de mentalidad en la manera de planificar y gestionar eventos. Ahora hay una mayor conciencia de la importancia de la salud pública y la seguridad. El hecho de que el alcalde Sanz afirmara que no se arrepiente de sus decisiones sugiere que hay una creciente necesidad de que las autoridades aprendan a aceptar la incertidumbre.

Con el resurgimiento de los eventos en vivo, el reto que enfrentan las ciudades como Sevilla es adaptarse a un nuevo normal, donde el equilibrio entre la economía local y la seguridad de los ciudadanos debe encontrar una nueva armonía. Y con tantos ojos puestos en la siguiente gran fiesta, la pregunta es: ¿seremos capaces de aprender de estos errores y encontrar esa fórmula mágica que haga que todos estén felices?

3. Colaboración con todas las partes interesadas

Desde los dueños de bares y restaurantes hasta los residentes locales y las autoridades, todos tienen un papel que desempeñar en la planificación de grandes eventos. Comunicar de forma proactiva sobre las decisiones y cambios en las previsiones puede ayudar a mitigar los sentimientos de frustración y propiciar un mejor ambiente de colaboración.

Anécdotas del mundo real: el poder del humor y la resiliencia

Recuerdo cuando asistí a un festival en una ciudad cercana donde, debido a malas previsiones, las colas para entradas fueron kilométricas y el clima cambió abruptamente en cuestión de horas. La gente se aglomeraba, algunos comenzaron a hacer chistes sobre su “maratón de espera”, mientras otros se cubrían con plásticos por la lluvia. Fue un hermoso desastre que, al final del día, se convirtió en un evento digno de recordar.

Esa es la magia de los eventos, no importa cuántas cosas salgan mal, las personas siempre logran encontrar formas de reírse y disfrutar del momento. Después de todo, quizás eso es lo que nos mantiene unidos: la habilidad de encontrar humor en medio de la adversidad.

Conclusión: hacia un futuro más resiliente en la gestión de eventos

La experiencia del II Congreso Internacional de Hermandades y Piedad Popular en Sevilla nos enseña mucho sobre cómo gestionar grandes afluencias. En última instancia, lo que se necesita es un enfoque centrado en la adaptabilidad y la innovación. La próxima vez que un evento se organice en esta vibrante ciudad, será fundamental tener en cuenta lo que hemos aprendido. Habrá que recordar que la planificación puede vencer al caos, y que, al final del día, todos somos parte de la misma comunidad. ¡Así que levantemos nuestras copas y brindemos por los eventos venideros, con la esperanza de que lo que pasó en Sevilla no se repita!

Porque, ¿quién no ama un poco de buena compañía, canciones pegajosas y tal vez un poco de lluvia?